危機管理有四個基本的要素，即：預防、準備、實施以及學習。這些要素形成一個可供運作的定義。危機可以界定為不可預測的事件，如果沒有好好處理的話，其主要威脅會對組織或相關人員帶來負面的後果。
- 所謂預防是為避免機發生所採取的措施，危機處理人員通常是先發現危機的警訊，然後採取行動來防止危機的發生。例如某項設備在設計上有錯誤容易過熱，則必須在還沒有引發火災，或造成人員受傷前，趕快更換。預防危機發生的措置是在大眾不知道的情形下進行的，這就是為什麼我們很少看到未發生危機的新聞。
- 準備可以說是危機管理中大家最常聽到的要素，因為危機準備中包含了危機處理計劃(CMP)。即使可能完全不知道危機管理的意義與內涵，我們至少都知道，組織應該有危機處理計劃。危機處理計劃是危機管理中露出來的冰山的一角。雖然我們可能會將危機處理計劃視為處理危機的過程，但實際上大部份的危機處理過程是看不見的。準備不只包括危機處理計劃，還包含診斷危機的傷害性，挑選與訓練危機處理小組及發言人，製作危機卷宗，以及改善危機溝通系統。
- 所謂實施是將準備事項實際應用在危機事件上。危機可能是模擬的，也可能是真實的。準備事項必須經常加以測試，經由模擬的危機或訓練課程，可以了解危機處理計劃、危機處理小組、發言人和溝通系統等是否適用。遇上真實的危機時，也是利用同樣的危機處理資源，差別只在於結果是真實的或是假設的。在真實的危機事件中，實施都是公開行之的，組織的危機處理會被媒體報導，也會被批評，因為危機一直是好的新聞題材。
- 學習是危機的第四個要項。在學習階段，組織對模擬危機或真實危機中的措施進行評估，藉以了解那些是做對的，哪些是做錯了，並將這些資訊儲存起來，以備將來之需。理想而言，對的會再次施行，而錯的會更正，並以比較適當的方式加以取代。學習是一種制度化的記憶，此種制度化的記憶可以擴大組織對危機的了解，提昇危機處理的能力，而有助於危機的管理。組織所經歷過的危機越多，那麼危機處理的能力會越好。以上四個階段構成一個完整的循環，如果預防階段失敗了，則準備階段就變得非常必要。學習是從實施中得來的，並且顯示預防和準備階段的成效。反過來說，改進準備階段有助於實施階段。總之，危機管理是預防、準備、實施以及學習的過程。
危機管理旨在防範危機產生不利的結局，因此組織必須不斷的改善危機管理方法。有效的危機管理可以減少結束整個危機所耗費的時間、預防損失、限制組織聲譽的傷害、防止其發展成為公眾政策的議題、節省金錢、保障生命健康和環境保護。
有效的的危機管理必須整合組織的常態運作，危機管理並非只是提出一個計劃並在危機到來時加以實施而已，而是必須被視為一個持續不斷的過程。危機管理應該是組織內多數人每天工作的一環，而不是臨時的即興活動，在每天的工作中，危機管理人員一直在努力避免危機的發生，以及籌備因應之道。
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